チェックリストとは？ 役割やデジタル化のメリットを紹介
- チェックリスト
企業にとって避けては通れない業務改善。
そんな業務改善に役立つのがチェックリストです。
このコラムではチェックリストとは何か、チェックリストをデジタル化するとどのようなメリットがあるのかなどをご紹介いたします。
目次チェックリストとは？
チェックリストは業務の手順や詳細をチェック項目として可視化したリストです。
業務を可視化し、チェックすることで必要な手順を守り、作業上のミスを防ぎます。
これらの情報を共有化することで管理者が従業員全体のタスクを把握・管理することが可能になり、業務改善に繋がります。
また、未着手・実施中など、進捗がどれくらいかを改めて確認することで、個人のタスク管理にも役立ちます。
更にチェックリストは業務の状況を記録に残せるので、見直すことで業務をより効率化することが出来ます。
チェックリストのデジタル化によるメリット
業務改善に役立つチェックリストですが、デジタル化することでより便利になります。
最新の情報を共有
チェックリストの内容に修正が生じた場合、紙だと印刷のし直しなど手間がかかります。
また、どこまで作業が進んでいるかチェックリストを所持している本人にしか分かりません。
デジタル化すると修正がリアルタイムで反映されるので常に最新の情報を共有できます。
更に同じチェックリストを複数人で共有できるので進捗確認がスムーズになります。
いつでもどこでも状況確認
紙のチェックリストではその場にある時以外は確認ができません。
デジタル化することでネット環境が整っていればいつでもどこでも状況確認が可能になります。
ペーパーレスによる紙管理の負担やコストの削減
紙のチェックリストでは保管場所に困ったり、紛失のリスクなどがあります。
また、複数人でチェックする際などにも手間が生じます。
デジタル化することでペーパーレスになり、保管場所の心配や紛失リスクを解消できます。
更に複数人での共有が可能になるので、手間が省けると同時にヒューマンエラーを防げます。
クラウド型のチェックリストシステムなら『Check Do！』
ポイント1
チェックリストをペーパーレス化
保管場所の心配や紛失リスクを解消できます。
また、デジタル化ならではの便利な機能でチェックリストの効果を更に引き立てます。
ポイント2
正しい手順がわかりやすいシンプルな入力フォーム
統一されたフォームで誰でも簡単にチェックリストを作成・操作できます。
馴染みやすいシンプルなデザインでスムーズな導入を実現します。
ポイント3
リアルタイム反映で常に最新の情報を共有
編集した内容はリアルタイムで反映されます。
常に最新の情報を共有することで早い段階で進捗の遅れやタスク漏れに気付くことができるため、業務改善に繋がります。
ポイント4
離れた場所、複数の拠点もらくらく管理
パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでもチェックリストを確認できます。
場所を選ばないので、「本店から支店のチェック状況を確認する」ということが可能になります。
ポイント5
複数チェック機能で確認を確実に
チェックリストのダブルチェック・トリプルチェックの設定が簡単に行えます。
複数人でチェックすることで確認作業がより確実になり、ミスの予防に繋がります。
ポイント6
配点・採点機能で評価の可視化
チェックシート作成時に、自動判定の点数を設定することが可能です。
チェック数・未チェック数・合計点数による評価基準を定めることができます。
ポイント7
アラーム機能で確認漏れを防止
定期的なチェックを促す機能でチェック漏れを未然に防ぎます。
未確認・未対応の状態でチェックリストに期限が迫ると自動で通知します。
ポイント8
チェックリストを検索
検索機能でチェックリストを探すことが出来ます。
タイトル・チェック対象の他、担当者・確認者を対象として逆引き検索が可能です。
